Журнал регистрации в архив сдается по какой дате

Заголовок дела переносится на обложку в начале года из номенклатуры дел. Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

Архив документов

При ведении личных дел эти документы могут включаться в личное дело.2.Формирование в дела личных карточки работников Личная карточка (унифицированная форма № Т-2) оформляется при приеме на работу и ведется в течение всего периода, пока трудится работник.Личные карточки в текущем делопроизводстве лучше всего хранить в виде картотеки в специальном ящике (коробке). Как показывает практика, внутри такой картотеки личные карточки удобно систематизировать по структурным подразделениям, а внутри этих разделов — по алфавиту.После увольнения работника личная карточка «закрывается» и перемещается в архивную часть в дело «Личные карточки уволенных работников». Личные карточки уволенных работников удобнее всего хранить в алфавитном порядке в папках с клапанами.Личные карточки не рекомендуется подшивать в папки-скоросшиватели.

Сдача в архив приказов по личному составу

Как заполнять форму не понятно, четкой инструкции по заполнению не существует, наш куратор из архивного учреждения толком ничего пояснить не может. Мрак полный. Когда смотришь на форму этой книги учета вроде все понятно, как начинаешь заполнять, то получается полная бессмыслица в цифрах из-за переформирования дел в процессе обработки документов. Во всяком случае, цифры носят весьма приблизительный характер, и теряется смысл этого учета. К тому же на ведение этой книги времени уходит весьма много.

Учет документов в архиве организации

Рис. 6.2. Форма листа-заверителя дел При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи).

Журнал регистрации в архив сдается по какой дате

Ну, личные карточки (сведения о приёме, увольнении и переводах работников) и лицевые счета (сведения о начисленной заработной плате) сдать всё-таки надо, в некоторых случаях от этих данных будет зависит пенсия людей, возможность востановить ими трудовые книжки в случае утраты и т.п. В случае чего они вам будут благодарны, хотя вы этого скорее всего и не узнаете .

Сдача дел в архив

Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела. Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, причем небольшая, посвящена действительно вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должности, премирование работников. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем большая часть приказов по личному составу отражает оперативные вопросы деятельности работников: приказы по командировкам, отпускам, дежурствам и т.д. Данные виды приказов хранятся 5 лет.

Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству

Для получения представления о том количестве документов, которые поступили или выбыли из архива организации за определенный период времени, как правило, это год, используется книга учета поступления и выбытия документов. По нашему мнению, данный документ маловажен с практической точки зрения, так как не имеет большого значения, сколько документов поступает, гораздо важнее знать, какое количество числится согласно описям дел.

Учет документов в архиве организации

е) наименование (заголовок) дела, книги, журнала. Наименование (заголовок) должно быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В наименовании (заголовке) указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Например: «Приказы командира полка по строевой части N 1 — 20», «Штатно-должностная книга учета офицерского состава управления дивизии». Если наименование (заголовок) дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

Журнал регистрации в архив сдается по какой дате

При этом эксплуатация сооружений, находящихся в крайне ветхом состоянии, а также сырых и неотапливаемых, не допускается. Ограничение распространяется и на помещения, находящиеся в одних зданиях со службами общественного питания и запасами пищевых продуктов, а также располагающиеся рядом со складами огнеопасных либо агрессивных веществ.

Порядок архивирования документов в организации

Обеспечение хранения электронных документов должно предусматривать поддержание оптимальных режимов хранения технических носителей электронных документов. Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов АСУ. Учет, хранение и обращение.

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

При полистном просмотре выявляются недостатки, которые необходимо устранить. После проверки проходит заседание комиссии, утверждаются описи дел, составляется акт о выделении к уничтожению дел за конкретные годы в связи с истекшим сроком хранения. Протокол заседания ЭК должен иметь гриф утверждения руководителем организации, который в комиссию не входит, но лично несет ответственность за несоблюдение порядка уничтожения документов.

Как правильно сдать документы в архив

Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации, а также для учета дел, сформированных из документов, заголовки которых не раскрывают их конкретное содержание.

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

Как правило, юридическое лицо если и создает , то документы по личному составу в нем хранятся наряду с другими видами документов. Причем это характерно не только для мелких организаций, но и для очень крупных, где трудились и трудятся тысячи работников, и документы по личному составу, накапливаемые в течение многих лет, составляют достаточно объемный комплекс.

Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив

На все дела постоянного и долговременного срока хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для учета и систематизации. Опись служит основным учетным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

Журнал регистрации в архив сдается по какой дате

Переплет, подшивка сформированных дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения, допускается не переплетать, не подшивать, а хранить в скоросшивателе до истечения срока их хранения по перечню.

Сдача документов на хранение в государственные архивы