Содержание
- 1 Обработка документов
- 2 Регистрация документов
- 3 Организация работы по регистрации входящей и исходящей документации
- 4 Организация работы с входящей и исходящей документацией в государственном учреждении
- 5 Организация работы с входящей и исходящей документацией в государственном учреждении (стр
- 6 Делопроизводство от А до Я
- 7 Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
- 8 Управление документацией
- 9 Входящая и исходящая внутренняя документация
- 10 Обработка исходящих (отправляемых) документов
- 11 Глава 2
- 12 Организация работы с входящей и исходящей документацией в государственном учреждении (стр
- 13 Организация работы по регистрации входящей и исходящей документации
- 14 Организация работы с документами
- 15 Исходящая корреспонденция: журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения
К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.
Обработка документов
Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции.
Регистрация документов
- обеспечения учета документации и контроля ее исполнения;
- систематизации и обработки корреспонденции;
- облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем;
- обеспечения сохранности документов;
- проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.
Организация работы по регистрации входящей и исходящей документации
Учреждение достаточно оснащено компьютерной техникой, а значит, регистрация при помощи программного обеспечения Майкрософт Офис вполне применима. Конечно, есть опасность сбоя техники, с этой целью нужно создавать резервные архивы, защищать информацию при помощи антивирусных программ, кодировки.
Организация работы с входящей и исходящей документацией в государственном учреждении
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли документы различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко — и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.)[1] .
Организация работы с входящей и исходящей документацией в государственном учреждении (стр
Если в компании для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное по техническому заданию компании.
Делопроизводство от А до Я
В зависимости от объема входящей или исходящей корреспонденции, документооборот в организации осуществляется в электронном или бумажном виде. Существуют многочисленные компьютерные программы по делопроизводству, которые помогают не только систематизировать документы в организации, но и разослать корреспонденцию конкретному адресату, с последующим контролем исполнения. Как входящая, так и исходящая корреспонденция регистрируется в специальных журналах, которые содержат следующие графы:
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
Регистрация документов на карточках ускоряет процесс регистрации, рассмотрения и прохождения документов до исполнителя, создает информационную службу по контролю исполнения документов и удешевляет эту работу, однако регистрация документов на карточках должна применяться в учреждениях с большим документооборотом.
Управление документацией
Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Входящая и исходящая внутренняя документация
Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих документов, индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.
Обработка исходящих (отправляемых) документов
Все документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, т. к. для них потребуются большие помещения, оборудование, штат специальных работников. Поиск нужного ценного документа в большом количестве бумаг будет затруднен. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов – определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения. Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отделы. В пределах документооборот и формы его организации каждого подразделения сначала просматривают документы для постоянного хранения. Это документы, наиболее полно характеризующие основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т. д.
Глава 2
Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XX века с изобретением пишущей машинки стали применяться средства механизации труда. В 1980 — е годы в управленческую деятельность внедрились персональные компьютеры и стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время почти все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами[2] .
Организация работы с входящей и исходящей документацией в государственном учреждении (стр
Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты? Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет.
Организация работы по регистрации входящей и исходящей документации
Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе заносятся в журнал и ставятся на контроль.
Организация работы с документами
Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя. Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.