Организация кадрового делопроизводства и архивного хранения при реорганизации

В то же время в соответствии с Законом все государственные органы, органы местного самоуправления, организации и даже граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников.

Обеспечение сохранности документов по личному составу при реорганизации и ликвидации организаций (А

Для четкой организации документационного обеспечения управления в каждой организации (фирме) документы в период их подготовки должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок служебного и социального характера — сохранены.

Обеспечение сохранности документов по личному составу при реорганизации и ликвидации организаций

Организация и ведение кадрового делопроизводства — прямая обязанность работников службы персонала. В ситуациях создания новой организации, преобразования старой или иных вариантов реорганизации, руководству и отделу кадров надо знать основные моменты работы: обучение и поиск сотрудников, прием, перевод и увольнение персонала, а также правила как архивного, так и оперативного хранения документов.

Ведение кадрового делопроизводства от А до Я

Выбор организационной формы службы управления персоналом зависит от масштабов деятельности и ее места в системе управления; количества работающих; порядка подбора кадров; объема обрабатываемых информационно-документационных массивов и иных показателей. При небольшой численности работающих обязанности кадрового делопроизводств возлагаются на специально закрепленного работника.

Организация кадрового делопроизводства и архивного хранения при реорганизации

Ответ на вопрос: В соответствии со статьей 75 Трудового Кодекса РФ реорганизация организации-работодателя (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации. В данном случае трудовые отношения с работниками продолжаются. При этом работник вправе не согласиться с продолжением трудовой деятельности и в этом случае трудовой договор с ним прекращается по специальному основанию, предусмотренному в п. 6 ст. 77 ТК РФ, либо трудовой договор расторгается по инициативе работника. Кадровые документы реорганизованной организации, которая прекращает свою деятельность, должна хранить организация-правопреемник, к которой переходят ее права и обязанности. Для этого необходимо оформить акт приема-передачи кадровых документов от организации, которая прекращает деятельность, организации-правопреемнику. Данный акт закрепляет перечень кадровых документов, которые передаются лицу, ответственному за ведение кадрового делопроизводства. Таким образом, на Ваши вопросы можно ответить:

Каков порядок приема-передачи документооборота при реорганизации учебного заведения (слияние с другой организацией)

В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002, организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. Однако в небольших коммерческих организациях, как правило, архив в виде специального подразделения отсутствует. Обязанности архивариуса при этом совмещает секретарь или иное лицо, назначенное руководителем.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

В номенклатуру дел не включаются периодические издания. В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (Перечень типовых управленческих документов), а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел. В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и другие. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), по разделам постоянного и временного хранения: свыше 10 лет и до 10 лет включительно.

Текущее хранение кадровых документов

Архив может быть выделен на предприятии в самостоятельное структурное подразделение, может входить в состав службы ДОУ, а при ее отсутствии обязанности по ведению архива могут возлагаться на одного из сотрудников организации. Лицо, ответственное за архив, назначается приказом. Обязанности ответственного за архив оговариваются в его должностной инструкции.

Кадры и делопроизводство

Архивные справки и подлинные личные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки по предъявлении паспорта или удостоверения личности под расписку (на копии архивной справки). Доверенные лица при получении ими подлинного документа предъявляют в архив также доверенность, заверенную нотариусом или организацией.

Организация кадрового делопроизводства и архивного хранения при реорганизации

По окончании обучения, Вам будет предложено итоговое тестирование по всей программе. Если вы ответите правильно не менее , чем на 80 % вопросов, то Вам будет присвоен статус «Выпускника Образовательного центра «Плеяды» по курсу «Специалист отдела кадров» в объеме 40 ак. час.

Организация кадрового делопроизводства и архивного хранения при реорганизации

К сожалению, в нашем законодательстве фактически закреплено требование о хранении документов временного срока хранения ликвидированной организации даже после того, как ликвидационная комиссия завершит свою работу и организация прекратит свое существование. В законе об архив­ном деле предусматривается передача таких документов на хранение ­в государственные архивы на платной основе.

Что делать с документами при ликвидации организации

14.2.4. Перед передачей документов ликвидируемой или реорганизованной организации проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов, хранящихся в делопроизводстве и ведомственном архиве. Передача документов в государственный архив осуществляется по описям и оформляется актом (Приложение 41).

Организация кадрового делопроизводства и архивного хранения при реорганизации

Согласно требованиям Закона№ 3814-XII, юридические лица, основанные на частной форме собственности, обязаны в течение года со дня регистрации этих юридических лиц в установленном законодательством порядке согласовать свою номенклатуру дел с одним из государственных архивных учреждений или архивным отделом городского совета.

Организация кадрового делопроизводства и архивного хранения при реорганизации

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования архивов.

Делопроизводство в кадровой службе (2)

Подробнее о всех необходимых документах, требованиях к их составлению вы можете посмотреть на следующем видео: Кроме того, следует ввести должностные инструкции (несмотря на то, что это не закреплено законодательством). Это позволит лучше выстроить систему контроллинга и мотивации работников, а также разрешать спорные ситуации, касающиеся зон ответственности. В ООО делопроизводство по кадрам должно быть организовано в обязательном порядке даже в случае, когда в составе есть всего один участник, который является учредителем, а также выполняет функции директора и главного бухгалтера.

Делопроизводство ип по кадрам