Официальное письмо на бланке организации

Официальное или деловое письмо – это один из базовых типов документов в сфере делопроизводства современного бизнеса. Он представляет собой универсальный способ передачи информации, реализуемый в максимально простом режиме, но с соблюдением всех правил и норм деловых отношений.

Принципы составления, особенности и шаблон официального письма в организацию

Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

Как написать официальное письмо

Реквизиты являются обязательными признаками, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать соответствующим стандартам. Ранее эти стандарты регламентировались ГОСТом 6.38-90, в настоящее время используется ГОСТ Р.30-2003.

Официальное письмо на бланке организации

Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.

Реквизиты служебного письма

01 — Государственный герб Российской Федерации (02 — герб субъекта Российской Федерации или 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
04 — код организации
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
08 — наименование организации
09 — справочные данные об организации
а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 — дата документа
12 — регистрационный номер документа
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.
15 – адресат
18 — заголовок к тексту
19 — отметка о контроле
20 — текст документа

Рекомендуем прочесть:  На что влияет кадастровая стоимость земельного участка

Открыта форма

  • Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём.


Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.

  • Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
  • Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное.

    Официальное письмо на бланке организации

    01 — Государственный герб Российской Федерации (02 — герб субъекта Российской Федерации или 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 08 — наименование организации; 10 — наименование вида документа; 14 — место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для реквизитов: 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа. И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: 2 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле.

    Примеры оформления бланка письма

    • при составлении исходящей корреспонденции;
    • для оформления любых информационных писем контрагентов: уведомления, поздравления, коммерческие предложения и другие;
    • составление приказов и распоряжений внутреннего характера;
    • составление благодарностей, поздравлений сотрудников;
    • составление договоров с контрагентами, частными гражданами.

    Образец фирменного бланка организации

    Обычно персональные данные об отправителе указываются в «шапке» документа. В конце делового письма должна стоять подпись заявителя. Обычно эта обязанность ложится на плечи руководителя предприятия, а при его отсутствии – уполномоченного должностного лица (к примеру, заместителя).

    Официальное письмо образец бланк

    Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных. Например, название организации «Международная книга» в таком бланке будет выглядеть как «Mezhdunarodnaia kniga», а не «International book». 6

    Бланк письма

    В данной части текста необходимо указать мотивы для обращения в компанию. Если причиной послужило какое-либо событие (например, вынесенное постановление суда или приобретение некачественного товара), в документе обязательна ссылка на данный фактор и обоснование своей позиции с помощью доказательств.

    Рекомендуем прочесть:  За что можно лишить родительских прав мать

    Как написать официальное письмо в организацию

    Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

    Как правильно писать и оформлять деловые письма

    _____
    1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.7.
    2 Там же. – Пункт 4.7.
    3 Там же. – Пункт 4.4.
    4 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
    5 Там же.
    6 Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
    7 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 4.6.

    Ваш юрист

    Для изготовления бланков используют бумагу формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объем; использовать для таких документов формат А4 нерационально.

    Бланки делового письма

    Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка конкретного вида документа размеры указаны в миллиметрах) 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 — наименование организации; 10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 — место составления или издания документа; 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле

    Примеры оформления бланка письма

  • Ссылка на основную публикацию